Pyöräliitto on perustamisestaan lähtien pyrkinyt siihen, että toiminta on paikasta riippumatonta. Meillä etänä työskennellään oikeastaan enemmän kuin toimistolla. Täysin digitaalinen työympäristömme on myös erittäin tehokas eikä paperit pääse häviämään, sillä niitä ei ole.
Korona –viruksen vuoksi monella työpaikalla siirrytään nyt etätöihin, mutta asian käytännön toteutuksesta voi olla vähän kokemusta.
Halusin jakaa meidän käytännöt esimerkkinä muille, jotta töiden teko jatkuisi mahdollisimman monella, vaikkei toimistolle pääsisikään. Pyöräliitossa on neljän hengen henkilökunta ja kymmeniä vapaaehtoisia, joten nämä seuraavat esimerkit sopinevat parhaiten pienille asiantuntijaorganisaatioille, joilla ei ole resurssia massiivisiin IT-järjestelmiin eikä kenties tarvetta kaikkein korkeimmalle tietoturvalle.
Työsopimukset ja käytännöt
Pyöräliiton työsopimuksissa työntekopaikaksi on määritelty toimistomme Helsingissä, mutta niissä on myös maininta, että työntekijä saa itse päättää työntekopaikoista- ja ajoista. Myös perehdytyksessä korostetaan, että jokainen saa tehdä työt siellä missä sen näkee järkeväksi.
Pyöräliitossa myös sairaslomista voi ilmoittaa omalla ilmoituksella kolmen ensimmäisen päivän kohdalla. Korona-viruksen vuoksi olemme jatkaneet tätä EK:n suosituksen mukaisesti 1+9 päivään.
Työvälineet etätyöskentelyyn eivät välttämättä ole kalliita
Pyöräliitto on voittoa tavoittelematon järjestö, joten saamme käytännössä valtaosan ohjelmistamme ja tietojärjestelmistä TechSoup Finlandin kautta edullisesti. Jokaisen järjestön kannattaa rekisteröityä TechSoupiin ja hyödyntää sieltä saatavat edut.
Tiedostohallinta ja toimisto-ohjelmat
Pyöräliiton toiminnan runkona on Google for Non-Profits, jonka meille tärkeimmät työkalut ovat Gmail –sähköposti, Google Drive –tiedostohallinta, Google Docs –tekstinkäsittely, Google Sheets –taulukkolaskenta, Google Slide, Google –kalenteri ja Google –hangouts.
Kun Google Driven asentaa omalle koneelle, pääsee tiedostoihin käsiksi mistä vain vaikkei verkkoyhteyttä olisikaan. Pyrimme siihen, että teemme valtaosan tiedostoista Googlen palveluilla, jolloin ne ovat kenen tahansa, milloin vain muokattavissa. Tämä helpottaa myös poikkeustilanteita, joissa vaikkapa tietokone hajoaa. Työntekijän tarvitsee vain kirjautua jonkin toisen tietokoneen Chrome –selaimeen ja hän pääsee käsiksi kaikkiin olennaisiin työkaluihin.
Google Docsin ansiosta voimme myös joukkoistaa tehokkaasti esimerkiksi lausuntojemme kirjoittamista. Pyöräliiton keskusteluryhmän yli 600 henkilöltä tulee huikean hienoa sisältöä meidän lausuntoihin!
Google Hangouts on erittäin toimiva ratkaisu verkkoneuvotteluihin. Esimerkiksi Pyöräliiton hallitus kokoontuu pääsääntöisesti Hangouts –kokouksiin. Ympäri maata olevien vapaaehtoisten pakottaminen matkustamaan edes normaalioloissa kymmenkunta kertaa vuodessa on mielestäni kohtuutonta ja kallista, kun nykyaikaiset työkalut mahdollistavat toimivat verkkokokoukset.
Kokouksen aikana sihteerinä teen samalla Google Docsiin pöytäkirjan, jonka yleensä jaan hallituksen FB-ryhmässä noin vartin sisällä kokouksen päättymisestä. Näin myös pöytäkirjan tarkastus voidaan tehdä heti. Toki nopeasti valmistuva pöytäkirja tarkoittaa sitä, että esityslista pitää olla varsin hyvin valmisteltu. Tämä on myös muutenkin monia asioita käsittelevän onnistuneen verkkokokouksen edellytys.
Tehtävien hallinta
Tehtävien hallinnassa höydynnämme Trelloa ja osassa toimintaa Pipedrivea. Trellosta meillä on käytössä ilmainen ratkaisu, joka toimii kohtalaisesti, mutta olemme myös harkinneet Asanan käyttöönottoa tai Pipedriven käytön laajentamista.
Joka tapauksessa tehtävänhallintatyökalu kertoo kaikille missä projekteissa mennään ja muistuttaa jokaiselle työntekijälle niistä tehtävistä, joita ei ole tehty. PipeDrive on tehty myyntiin, mutta se toimii muissakin tehtävissä, joissa on paljon kontaktointia. PipeDrive tallentaa mukavasti mm. sähköpostit Google –integraatiolla jokaiseen asiakkaan kohdalle, joten sieltä on helppoa tarkastaa mitä kukakin on sopinut kenenkin kanssa.
Tuntikirjanpito
Tuntikirjanpidossa olemme käyttäneet Tuntinettiä. Ei ehkä ihan paras ratkaisu, mutta on toiminut kohtalaisesti hintaansa nähden. Ongelmia meillä on ollut yli- ja lisätyölaskennoissa, mutta nekin on pääsääntöisesti saatu ratkottua. Etuna Tuntinetillä on halpa hinta.
Tavallaan pidän jo kotoisana sitä, että Tuntinetin väki päivittää puolen vuoden välein nettisivuilleen tiedon, että ”Käyttöliittymän graafinen uudistus päivittyy ensi syksy / kevään aikana”. Ikinä se ei päivity, mutta aina sitä voi lupailla!
Taloushallinto
Pyöräliiton taloushallintoa pyöritetään ProCountorin avulla. Kirjanpidostamme vastaa Mertaoja Oy. Kirjanpitomme on ollut täysin sähköinen toiminnan alusta alkaen. Procountor + Mertaoja yhdistelmä on toiminut erittäin hyvin. En ole kertaakaan tavannut naamatusten meidän kirjanpitäjiä tämän viiden ja puolen vuoden aikana. Mutta asiat hoituvat verkon ylitse tai puhelimitse.
Työntekijämme kuvaavat kuitit kännykkäsovelluksella ProCountoriin ja tekevät matka- ja kululaskut siellä. Otamme vastaan vain e-laskuja ja sähköpostilaskuja, joten paperitositteita ei tarvitse mapitella.
Täysin sähköinen taloushallinto on todella aikaa säästävää ja kätevää. Myös taloudenseuranta käy hyvin ja voimme tarvittaessa jakaa tunnuksia niin hallituksen jäsenille kuin rahoittajien puolesta talouttamme tarkastaville.
Ihan ilmaista tämä kaikki ei ole, mutta kuitenkin hinta on minusta varsin kohtuullinen. Kirjanpidon osuus meidän kaikista kuluistamme on noin 4 prosentin luokkaa ja suhteellinen kulu pienenee, jos toiminta kasvaa.
Sähköiset allekirjoitukset
Lopullisesti pääsimme paperista eroon kun otimme reilu vuosi sitten käyttöön VismaSign –palvelun. Se on uskomattoman kätevä!
Sen avulla voin lähettää vaikkapa meidän koko hallitukselle allekirjoitettavaksi kerralla viime vuoden tilinpäätöksen. Ei tarvetta lähetellä postissa tilinpäätöstä ja toivoa, että vapaaehtoiset muistaisivat lähettää sen takaisin. Allekirjoitetut dokumentit myös tallentuvat järjestelmään, joten kaikkein tärkeimmät dokumentit ovat meidän Google Driven lisäksi Visman järjestelmässä tallessa.
Dokumentteja pääsee allekirjoittamaan esim. pankkitunnuksilla, joten jokainen allekirjoittaja on varmennettu.
Hintakaan ei ole paha: 60 allekirjoitusta vuodessa maksaa 96 euroa. Tämä on summa, joka tästä palvelusta kannatta ehdottomasti maksaa, vaikkei allekirjoituksia tulisikaan maksimimäärää.
Jäsenrekisteri
Pyöräliitolla on käytössä jäsenrekisterinä FloMembers. Tämä toimii kohtalaisen hyvin ja on hintaansa nähden ihan ok. Sillä lähetämme jäsenkirjeet ja pidämme kirjan jäsenistämme yhdistyslain mukaisesti.
Flomembersin parhaat ominaisuudet liittyvät laskutukseen, reskontraan ja tapahtumailmoittautumistyökaluun. Niiden avulla hoituu automaattisesti jäsenten sekä tapahtumien ilmoittautumiset, laskutus ja reskontra. Myös muistutuslaskujen lähettäminen on kätevää.
Työterveyshuolto
Pyöräliiton työterveyshuollosta vastaa Heltti. Heltti kertoo, että 75 prosenttia heidän vastaanotoista hoidetaan etänä. Oman kokemukseni mukaan Heltin etäpalvelut niin verkossa kuin puhelimessakin toimivat hyvin. Erityisesti nyt nämä palvelut ovat todella hyvä asia.
Sisäinen viestintä
Tämä on ehkä sektori, jossa voisimme kehittyä. Vapaaehtoisten suuntaan käytämme Facebookia, sähköpostia ja WhatsAppia. Toimiston väen kesken viestintä hoidetaan sähköpostilla, puhelimella/videoneuvotteluilla ja tehtävienhallintaohjelmilla. Meillä on varsin selkeät tehtävänjaot ja yhteistyötä eri työntekijöillä ei mitenkään valtavasti ole, joten siksi nykyisetkin viestintämallit ovat riittäneet hajautetussa organisaatiossamme.
