Ohjeistusta voi noudattaa kokonaisuutena tai soveltuvin osin. Olennaisinta on kuitenkin huolehtia, että prosessin aikana viestintä asukkaille on aktiivista ja selkeää, aikataulu on kohtuullinen ja että pyörien hävittäminen dokumentoidaan huolellisesti.
Hylätyt pyörät taloyhtiössä -ohjeistus
Tämä ohjeistus on laadittu, jotta taloyhtiöiden varastoihin hylättyjen pyörien siivoaminen olisi mahdollisimman helppoa, selkeää, oikeudenmukaista, laillista ja ongelmatonta.
Teksti perustuu alun perin vuonna 2011 julkaistuun pyöräilyjärjestöjen ohjeistukseen, jonka syksyllä 2023 päivitetyn version Pyöräliitto on valmistellut yhdessä Isännöintiliiton, Kiinteistöliiton sekä Poliisihallituksen kanssa.
1. Taloyhtiön hallitus päättää piha-alueen ja pyörävaraston siivoamisesta
Pyörävarastoihin kertyy helposti tavaraa, ja pyöräsiivous kannattaakin toteuttaa säännöllisesti vuoden tai kahden välein. Päätös piha-alueen ja pyörävaraston siivoamisesta kuuluu taloyhtiön hallitukselle. Päätöksessä hyväksytään myös toimintatapa, jolla siivous suoritetaan. Tämän ohjeistuksen voi liittää hallituksen pöytäkirjaan. Aiheesta voidaan alustavasti kertoa jo yhtiökokouksen yhteydessä, tarkkaa ajankohtaa ei silloin tarvitse ilmoittaa. Siivouksen ajoittaminen keväälle helpottaa pyörien välivarastointia ulkona.
Asukas voi tehdä aloitteen pyörävaraston siivoamisesta taloyhtiön hallitukselle. Toteutuksesta päättää kuitenkin hallitus. Asukkaiden ei pidä ryhtyä siivoamaan varastoissa lojuvia pyöriä omatoimisesti.
2. Tiedotetaan siivouksesta asukkaille ja osakkeenomistajille
Tiedotteeseen laitetaan mahdollisimman selkeä toimintaohje ja yksiselitteinen määräpäivä. Toimintaohje kannattaa kirjoittaa myös ruotsiksi ja englanniksi ja mahdollisesti muillakin kielillä, mikäli on mahdollista, että taloyhtiössä kaikki eivät ymmärrä ruotsia tai suomea.
Jotta ilmoitus tavoittaa kaikki asukkaat, tulee siivoustiedotteita lähettää vähintään kaksi kertaa. Suositeltavaa on myös kiinnittää siivousilmoitus taloyhtiön porraskäytävien ilmoitustauluille. Asukkaiden lisäksi siivouksesta on tiedotettava myös niitä osakkeenomistajia, jotka eivät asu talossa.
Joidenkin vanhempien taloyhtiöiden yhtiöjärjestyksessä voi olla määräyksiä, joiden mukaan muutkin tiedotteet osakkaille kuin yhtiökokouskutsu täytyy toimittaa osakkaille samalla tavoin kuin yhtiökokouskutsu. Jos yhtiöjärjestyksessä on kyseisenlainen määräys, on tiedote lähetettävä postitse tai siinä tapauksessa sähköpostitse, että osakas on nimenomaan pyytänyt yhtiökokouskutsut lähetettäväksi sähköpostitse.
3. Merkitään kaikki polkupyörät
Merkitään kaikki taloyhtiön tiloista ja pihalta löytyvät pyörät värikkäällä lapulla tai tarralla, jossa lukee:
- merkinnän syy ja päivämäärä
- mihin mennessä merkintä tulee poistaa
- yhteystiedot lisätietojen saamiseksi
Merkintä tehdään kerralla kaikkiin pyöriin. Asukkaita pyydetään poistamaan merkintä omista pyöristään. Ohjeistus merkinnän poistamisesta tulee kertoa ennakkoon lähetetyissä siivoustiedotteissa.
Verrattuna tapaan, jossa asukkaita pyydetään merkitsemään oma pyöränsä, on tällä merkintätavalla kolme etua:
- Merkintöjen poistamiseen voidaan antaa runsaasti aikaa. Perinteisessä merkintätavassa on se riski, että kerran tehty merkintälappu ehtii kadota, kun pyörää käytetään, eikä aktiivisen pyöräilijän tarvitse poistella ja kiinnitellä lappua pyörästään
- Merkinnän poistaminen onnistuu helposti, kun pyörää käytetään ensimmäisen kerran
- Vältetään mahdollisuus, että taloyhtiössä siivouspäivänä vierailevan ja siivouksesta tietämättömän henkilön pyörä tulkittaisiin hylätyksi ja siirrettäisiin pois.
Polkupyörien lisäksi voidaan samalla merkitä myös esimerkiksi potkulaudat, sukset sekä muut pyörävarastossa olevat ulkoiluvälineet ja muut tavarat. Ennakkotiedotteessa tulee kuitenkin ilmaista tarkasti, mitä kaikkia tavaroita tullaan merkitsemään.
4. Odotetaan vähintään kuukausi
Pyörään tehdyn merkinnän poistamiseen on varattava kohtuullinen aika, joka on vähintään yksi kuukausi.
Jos merkintä on tehty lomakaudella tai pyörien siivouksella ei ole kiirettä, merkintöjen poistamiseen voidaan antaa pitempikin aika. Aikaa ei kuitenkaan kannata varata tarpeettoman paljon, koska se saattaa johtaa siihen, että asia jää joiltain hoitamatta ja unohtuu. Tämän vuoksi on suositeltavaa toimittaa vielä muistutusviesti esimerkiksi kaksi viikkoa ennen määräajan umpeutumista.
5. Pyörät, joissa on merkintä, siirretään välivarastoon
Vaikka osaan pyöristä jää merkintä (niille ei ole löytynyt omistajaa), hallituksella ei ole oikeutta heti hävittää näitä pyöriä. Tällaiset vailla aktiivista omistajaa olevat pyörät siirretään pyörävarastosta muuhun paremmin säilytyspaikaksi soveltuvaan tilaan. Kesällä välivarastointi voidaan tehdä pihalla, mutta huomiota herättävää varastointia tulee kuitenkin välttää. Välivarastoinnissa on varmistuttava, etteivät pyörät altistu varkauksille.
Asukkaille kannattaa viestiä vailla aktiivista omistajaa olevista pyöristä. Ilmoituksessa tulee olla selkeästi mainittuna: missä pyörät ovat, miten paljon on aikaa toimia sekä mihin päivämäärään mennessä merkintälappu tulee poistaa ja pyörä noutaa pois välivarastosta.
Jos pääsy välivarastoon vaatii pääsyä lukittuun tilaan ja esimerkiksi huoltoyhtiön apua, tulee ilmoitukseen merkitä ohjeet ja yhteystiedot avun pyytämiseksi. Ohje kannattaa jättää näkyville myös välivarastoon siirrettyjen pyörien luokse.
Työsuhdepyörissä on yleensä leasing-firman tunnistemerkintä tai QR-koodi. Niitä kannattaa hyödyntää arvokkaan pyörän omistajan selvittelyssä yhteistyössä leasing-firman kanssa
6. Odotetaan vähintään kaksi kuukautta
Odotetaan, että viimeisetkin pyöränomistajat ovat varmasti ehtineet reagoida. Jos siivouksesta on tiedotettu huolellisesti ja riittävän monta kertaa, ei kahta kuukautta pidempi odotus ole tarpeen.
7. Tehdään arkijärkitarkastus
Jos joukossa on vielä selvästi arvokkaita hyväkuntoisia pyöriä, niin siirretään ne merkintöineen pyörävarastoon. Jätetään näihin arvopyöriin merkintälappu paikoilleen. Poliisille voi tässä vaiheessa toimittaa listan arvopyöristä ja tiedustella, onko tuntomerkkeihin sopivia pyöriä ilmoitettu varastetuksi.
Jos arvopyörät ovat vielä esimerkiksi seuraavan vuoden pyöräsiivousten aikana paikallaan, niin voidaan olettaa, että joku on todellakin on hylännyt arvokkaan pyörän ja se voidaan toimittaa poliisille. Jos poliisi ilmoittaa, ettei se ota pyöriä vastaan, kohdellaan niitä kuten muita hylätyksi katsottuja pyöriä. Mikäli poliisi ei ota pyöriä vastaan, on kieltäytyminen syytä pyytää kirjallisena.
8. Valokuvataan ja luetteloidaan hävitettävät pyörät
Hallituksen on hyvä laatia luettelo ja ottaa valokuvat niistä pyöristä (ja mahdollisista muista tavaroista), joista se on hankkiutumassa eroon. On suositeltavaa, että tähän katselmukseen osallistuu useampi kuin yksi henkilö. Samassa yhteydessä kannattaa tarkistaa se, onko pyörissä poliisin tai vakuutusyhtiöiden tekemiä runkomerkintöjä (kaiverruksia tai vastaavia). Huolehtikaa, että luettelo ja kuvat on talletettu asianmukaisesti eivätkä kenenkään henkilökohtaisen käyttäjätilin takana, jotta tiedot ovat saatavilla myös esimerkiksi vastuuhenkilöiden muuttaessa pois taloyhtiössä.
Selvästi käyttökelvottomat romupyörät voidaan hallituksen päätöksellä kuljetuttaa kaatopaikalle. Kaatopaikalle toimitus kannattaa toteuttaa viivyttelemättä, jotta kukaan ei nouki kunnostusprojektikseen ilmaista romupyörää, sillä todennäköisemmin pyörä päätyy ainoastaan lojumaan uudestaan pyörävarastoon.
9. Pyörät, joita voidaan epäillä anastetuiksi, toimitetaan poliisille
Mikäli polkupyörä vaikuttaa anastetulta, otetaan yhteys poliisiin, joka pyrkii selvittämään onko polkupyörä anastettu vai ei. Näiden polkupyörien palauttaminen omistajilleen tai niiden alkuperäisten omistajien selvittäminen kuuluu poliisin tehtäviin. Joissain tapauksissa poliisi on kieltäytynyt ottamasta vastaan polkupyöriä taloyhtiöistä. Mikäli poliisi tekee näin, kannattaa kieltäytyminen pyytää kirjallisena.
Jos pyörän omistajasta ei ole varmuutta, kannattaa pyörä epäselvässä tilanteessa siksi mieluummin säilyttää kuin hävittää. Taloyhtiöiden tiloihin ja piha-alueille hylätyt esineet eivät myöskään ole löytötavaraa, eikä niitä siten voida toimittaa löytötavaratoimistolle
10. Lahjoitetaan tai myydään loput pyörät
Hylätyt mutta käyttökelpoiset tai korjattavissa olevat pyörät, joille ei huolellisesta viestinnästä ja riittävän pitkästä välivarastoinnista huolimatta ole löytynyt omistajaa, voidaan lahjoittaa kierrätyskeskukselle, hyväntekeväisyysjärjestölle tai pyörien jälleenmyyntiä harjoittavalle liikkeelle. Monet käytettyjä pyöriä myyvät ja kunnostavat tahot tarjoavat pyörille myös kuljetuspalvelun.
Hylätyt pyörät voi myydä esimerkiksi verkossa tai huutokaupassa. Myynnistä saadut varat voidaan käyttää esimerkiksi taloyhtiön pyöräsäilytystilojen parantamiseen.
Liite 1: Päätösehdotus hallituksen kokoukseen
Taloyhtiöiden hallituksilla voi olla vaihtelevia käytäntöjä päätöksenteossa. Toiset ovat muodollisempia kuin toiset, joissain hallituksissa tehdään sähköpostipäätöksiä ja toisissa ei, jotkut kirjaavat vain päätökset lyhimmällä mahdollisella tavalla ja jotkut haluavat tarkempia kirjauksia.
Olennaista on, että hallitus käy keskustelun hylättyjen pyörien siivouksesta ja tekee siitä jollain tavalla kirjatun päätöksen. Alla yksi esimerkki päätösehdotuksesta.
—-
Päätösehdotus:
Päätettiin suorittaa taloyhtiön tilojen ja piha-alueen siivous hylätyistä polkupyöristä ja muusta hylätystä tavarasta noudattaen Hylätyt pyörät taloyhtiöissä -ohjeistusta (liitteenä).
—–
Liite 2: Ensimmäinen ilmoitus asukkaille
Taloyhtiön piha-alueen ja varastotilojen siivous PÄIVÄYS: pp.kk.vvvv
Kevättalkoiden <pp.kk.vvvv> yhteydessä taloyhtiön tiloissa (vinttien ja kellarien käytävät, piharakennus ja pyörävarasto, pihamaa) suoritetaan siivous, jonka yhteydessä hylätyt polkupyörät ja muu omistajaa vailla oleva yleisiin tiloihin jätetty tavara toimitetaan kierrätykseen.
Siivouksen valmistelussa noudatetaan Hylätyt pyörät taloyhtiöissä -ohjeistusta (liitteenä), jotta vältytään hävittämästä vahingossa sellaisia pyöriä tai muuta tavaraa, joilla on omistaja.
Kaikki polkupyörät ja muut tavarat on <pp.kk.vvvv> merkitty kuvan mukaisella merkinnällä. Asukkaita pyydetään poistamaan merkintätarra omasta polkupyörästään (tai muusta asianmukaisella paikalla säilytettävästä tavarasta) viimeistään <pp.kk.vvvv>. Vinttien ja kellarin käytävillä ei paloturvallisuussyistä saa säilyttää mitään tavaraa, vaan ne on siirrettävä omiin vintti- ja kellarikomeroihin.
YLEISTEN TILOJEN SIIVOUS – POISTA TÄMÄ MERKINTÄ VIIMEISTÄÄN: <pp.kk.vvvv>
Toimintaohje
Poista merkintätarra omista polkupyöristä tai muista asianmukaisella paikalla säilytyksessä olevista tavaroistasi mahdollisimman pian mutta viimeistään <pp.kk.vvvv>.
Vinttien ja kellarien käytävillä sekä piharakennuksen vintillä oleviin tavaroihin on laitettu siirtokehotusmerkintä. Siirrä omat tavarasi omiin säilytystiloihin viimeistään <pp.kk.vvvv>.
Lisätietoja antaa hallituksen puheenjohtaja N.N., puh. 050 123 4567
Instructions
Remove the tag from your bicycles or other items stored in an appropriate location as soon as possible, but no later than <dd.mm.yyyy>.
Items stored in the hallways of the attic and cellars, as well as in the attic of the storage unit, will be tagged with a request to move them.
Please move your personal belongings to your own storage unit by <dd.mm.yyy>.
With questions, reach out to the Board Chair N.N.
Gör så här
Ta bort markerinsgklistermärket från dina cyklar eller andra ägodelar som är sakliga att förvara i utrymmet så snart som möjligt, men senast <pp.kk.vvvv>.
Saker som är lämnade i vind- eller källargångar samt på gårdsbyggnadens vind har markerats med uppmuntran att flytta sakerna. Flytta dina saker till dina förvaringsutrymmen senast <pp.kk.vvvv>.
För mera information, kontakta husbolagets styrelseordförande N.N. tfn, 00000000